Projektek lépésekre bontása

Az elmúlt hetem azzal telt, hogy amerikai háziasszonyok online konferenciáján vettem részt (Get Organized HQ Virtual Summit), vagyis a mindennapos feladatokat fejhallgatóval végeztem, amibe a különböző youtuberek angolul duruzsolták az okosságokat selejtezésről, időgazdálkodásról, takarékoskodásról, rendrakásról. Nagyon jó dolog, ha csend van körülötted és valamilyen manuális tevékenységet végzel, például mosogatsz. Ha közben egyszerre több gyerek rágja a füledet, akkor veszít az élvezeti értékéből. Az előadások 24 óráig voltak elérhetőek ingyenesen, így igyekeztem a legtöbbet kihozni a lehetőségből. Így ismertem meg April Perry-t, aki David Allen Getting Things Done című módszerére, illetve könyvére esküszik, mint a feladatok leküzdésének legjobb módjára. Egy mozzanatot fogok kiemelni a módszerből, ami számomra tanulságos volt (aztán később majd lehet, hogy átnézzük együtt az egész könyvet).

A feladatokkal való haladás sok dolog miatt lehet lassú. Van, hogy nem látjuk, melyik feladatba lenne érdemes belekezdeni. 

Máskor az a gond, hogy felírjuk a listára, de csak nem sikerül teljesíteni. Ezzel mi lehet a gond? April Perry azt mondja, hogy a feladatlistára nem a nagy projektet kell felírni, hanem a következő lépést. A projektet kis lépésekre kell bontani, hogy lehessen apránként dolgozni rajta.

Mesélt valakiről, akinek a nappaliját elöntötték a könyvek, és szerette volna eltűntetni őket onnan. 

- Hova kerüljenek a könyvek? - kérdezte a segítő.

-  A dolgozóba. - így a könyvhalmozó.

- Ha jövök segíteni, át tudjuk pakolni? - érdeklődött a segéderő.

- Nem, mert nincsenek meg a könyvespolcok.

- Meg tudod rendelni a könyvespolcokat?

- Nem, mert a dolgozóban különböző méretűek a könyvespolcoknak szánt helyek és nem találom a mérőszalagomat. - Na, itt körvonalazódik, amit tehetünk ezért a könyvrakodós célért.

A következő lépés ebben a helyzetben: mérőszalagot keríteni.

Ha ezt írja fel a listára a könyvtulaj, akkor lehet keresni otthon a mérőszalagot vagy a szomszédtól kölcsönkérni, esetleg a boltban venni. Egész másképp hangzik, mint az, hogy felpakolni a könyveket a nemlétező könyvespolcokra.

Számomra az volt az érdekes April Perry előadásában, hogy említett példákat arra, hogy milyen apró feladatokra bontja a projektjeit. Azt mondja, 10 perc alatt megoldható alfeladatokat érdemes meghatározni, mert ezekkel még akkor is sikerélményünk lesz, ha nagyon kevés idő áll rendelkezésünkre. Például, amikor a nyaralásuk megszervezése a feladat, akkor nem azt írja fel, hogy szállást foglalni, hanem a lehetséges szállásokról tájékozódni a foglaló oldalon (persze felírhatná azt is, hogy megkérdezni a barátját, aki már volt ott, hogy ők hol szálltak meg). Aztán a következő részfeladat az, hogy a családjával egyeztet, hogy melyik szállás legyen, végül a foglalás intézése is külön feladat.

Ha nem apró lépésekre bontjuk a projektet, akkor egyrészt nem sikerül egy alkalommal teljesíteni vagy frusztráltak leszünk, esetleg azt se tudjuk, mivel ment el az idő és miért nem sikerült megoldani a feladatot. A lakásfelújításunk során az volt az egyik feladatom, hogy rendeljek 24 folyóméternyi acél I-gerendát 8 méteres szálakban. Ez volt az elképzelésünk, hogy így fog kinézni:

Első nekiveselkedésre megnyitott böngészőablakok garmadája maradt hátra, rendelés nem lett feladva, mert kiderült, hogy a kiszállítás is problémás egy ilyen gerenda esetében (A GLS futár nem szalad fel vele a másodikra). Az elakadás valójában előrelépést jelentett, mert sikerült információt szerezni - viszont a feladat ott maradt  teljesítetlenül a listán, mintha mi sem történt volna. Ha azt írtam volna fel, hogy tájékozódni az acélgerendák árairól és házhozszállítási módjáról, akkor kipipálhattam volna a feladatot, nem úgy álltam volna fel a számítógéptől, hogy azt éreztem, semmire se jutottam.

Ti mit szoktatok felírni a listára? A következő megtehető lépést vagy a nagy projektet? Mennyire megy könnyen annak a beazonosítása, hogy mi a következő lépés?